Gestione aziendale con Promogest

Perché spendere soldi per avere un software di gestione affidabile? Ne abbiamo provato per voi uno Open Source: facile, conveniente e sicuro
Amministrare la propria attività, piccola o grande che sia, richiede molto tempo ed alla base di tutto gioca un ruolo fondamentale la scelta del software di gestione che più si adatta alle proprie esigenze. Di programmi di questo tipo ne esistono a migliaia ed anche nel panorama Open Source le soluzioni valide non mancano. Tra questi c’è Promogest un potente gestionale “Made in Italy”. Il software è gratuito, completamente personalizzabile, veloce ed intuitivo. Inoltre, permette la completa copertura funzionale delle principali aree di gestione di un’azienda: acquisti, anagrafiche, banche, clienti, documenti, fatturazione, fornitori, listini, magazzini, pagamenti, prodotti, report, vendite e molto ancora. Altro punto di forza è l’architettura client/server che gira nativamente sotto GNU/Linux e Windows, un aspetto importante, specie per le aziende che, per varie ragioni, devono utilizzare sistemi operativi differenti. In pratica, il programma è composto da un client grafico che si interfaccia al potente database server (RDBMS) PostgreSQL (www.postgresql.org), dove vengono materialmente archiviati tutti i dati inseriti. Nel corso dell’articolo vedremo come installare ed usare Promogest per essere subito produttivi.

Installare Promogest

Al contrario di quanto accade normalmente per altri prodotti analoghi, Promogest dispone delle stesse funzionalità per entrambe le versioni disponibili: Basic e Pro. In questo caso proveremo la versione gratuita del programma. Il pacchetto completo è liberamente scaricabile, in diversi formati, dalla sezione download del sito del progetto. Non comporta alcun costo e nessun obbligo al di fuori di quelli previsti dalla licenza GNU GPL. La versione Pro invece, offre in bundle, ed a richiesta, una serie di servizi aggiuntivi forniti dalla società Promotux che sviluppa il software (www.promotux.it). Prima di procedere con il setup vero e proprio di Promogest dobbiamo assicurarci di soddisfare alcune dipendenze, tra cui il database PostgreSQL 8.1, o superiore e l’ambiente di sviluppo Python 2.4. Inoltre, è consigliabile eseguire l’installazione di Promogest in ambiente Gnome, in quanto sono necessarie le librerie GTK+ e il pacchetto languagepack- gnome-it-base, per la localizzazione in italiano, in genere disponibili di default per chi usa questo desktop environment. Per la risoluzione delle dipendenze, trovate maggiori informazioni all’indirizzo http://promogest. promotux.it/documentazione.php. Naturalmente usando il gestore dei pacchetti incluso nella vostra distro, non dovreste avere nessun tipo di problema a reperire tutti i pacchetti necessari al funzionamento del programma. Sistemate le dipendenze decomprimiamo l’archivio, disponibile nel canonico formato tar.gz, con il solito comando: tar -zxvf promogest- 0.9.1.tar.gz. Entriamo nella directory /PromoGest/install_ db ed avviamo, come utente root, lo script per la creazione del database: sh install_db.sh > erroridb. log. In questo caso abbiamo rediretto l’output sul file errori-db.log, per poter verificare più facilmente eventuali problemi dovuti all’esecuzione dello script. Ovviamente, prima di avviare lo script assicuratevi che il database PostgreSQL sia attivo, da shell potete usare il comando netstat: netstat -an | grep 5432. L’output restituito sarà simile al seguente:

tcp 0 0 127.0.0.1:5432
0.0.0.0:* LISTEN
unix 2 [ ACC ] STREAM
LISTENING 29103 /tmp/.s.PGSQL.5432

Il secondo step riguarda la creazione dell’azienda. Anche qui basta avviare lo script apposito:

sh create_company.sh eletux > errorinegozio.
log

eletux è il nome dell’azienda di prova creata: anche in questo caso abbiamo rediretto l’output del comando nel file errori-negozio.log per poter, nell’ipotesi qualcosa non vada per il verso giusto, controllare l’esito dell’operazione. L’installazione di Promogest su una Linux-box equipaggiata con una Mandriva 2007.1, è andata a buon fine senza intoppi, anche se il programma è stato sviluppato e testato principalmente su distribuzioni Debian GNU/Linux e derivate.Ricordiamo che, sempre all’indirizzo indicato in precedenza,
è riportata in dettaglio l’intera procedura di installazione.

Configurazione manuale

Quando l’interfaccia non funziona
Se per qualche motivo non doveste riuscire ad usare l’interfaccia grafica è possibile modificare con un qualsiasi editor di testo il file configure presente nella directory promogest situata nella home.

Primi passi in PromoGest

Per utilizzare il programma è necessario prima configurarlo

Parametri principali

Avviamo Promogest dal menu di KDE K,Ufficio. Da Opzioni clicchiamo su Configurazione, poi dalla nuova schermata impostiamo i valori corretti. Ad esempio, se PostgreSQL gira su un host o su una porta diversa, possiamo indicarlo in questa schermata di configurazione.

 I dati dell’azienda

Dal pannello di sinistra clicchiamo sull’icona Anagrafica Azienda e inseriamo i dati relativi alla nostra attività. Generalmente basta indicare Denominazione, P. IVA e indirizzi delle sedi. Inseriti i valori corretti premiamo su Applica per salvare i dati inseriti.

Caricare i prodotti

Dal menu File selezioniamo la voce Nuovo e successivamente Articolo. Ad ogni prodotto inserito verrà assegnato un numero progressivo e dalla finestra di caricamento potremo indicare tutti i dati e altre informazioni relative all’oggetto messo in vendita.

Personalizzare i modelli di stampa

I template di Promogest utilizzano XML, quindi sono facili da modificare

Aprire un modello

I modelli si trovano nelle direcotry /home/nome_utente/promogest/ templates e /home/nome_utente/promogest/ report-templates. Scelto il template da personalizzare non resta che caricarlo con Scribus con un doppio clic, oppure cliccandoci sopra con il tasto destro del mouse e scegliendo il programma dall’elenco delle applicazioni suggerite.

Modifica template

Per impostare un nuovo colore di sfondo per la prima riga del report modifichiamo l’intestazione della colonna Descrizione. Facciamo doppio clic sulla cella e scriviamo “articolo”. Per cambiare il colore di sfondo clicchiamo all’inizio della riga e premiamo F2. Infine, dalla finestra Proprietà attiviamo la scheda Colore e scegliamo la tinta desiderata.

Il nuovo modello

Il template articoli.sla è stato modificato, adesso vediamo come creare il report per goderci il risultato a video. Avviamo Promogest e andiamo su Anagrafiche, Articoli. Facciamo clic sul pulsante Stampa e attendiamo qualche secondo. L’applicazione preparerà il report e ci chiederà se salvarlo oppure aprirlo con un qualsiasi reader.

Modularità di promogest

Il team di sviluppo di Promogest seleziona ed incorpora velocemente nel gestionale tutti i contributi provenienti dalla comunità sorta attorno al progetto. I moduli del programma non vengono caricati “a caldo”, ma vengono testati ed incorporati direttamente nel core del programma dagli stessi sviluppatori; questo perché ogni modulo modifica, a volte anche significativamente, la struttura del database. Nelle prossime release sarà possibile aggiungere rapidamente nuove funzionalità al gestionale senza l’intermediazione diretta del team di sviluppo e senza ritoccare lo schema del database.

Scribus e promogest

Per creare report in formato PDF
Un software gestionale ed un sistema DTP sembrerebbero non avere niente in comune, ma anche qui c’è una novità. Il sistema di stampa dei documenti si basa sui modelli grafici in formato .sla, proprio quello utilizzato da Scribus (www.scribus.org), il software per il desktop publishing più popolare in ambiente GNU/Linux. Grazie ad una libreria scritta in Python, chiamata Sla2PDF, è possibile interpretare i template e convertirli in maniera affidabile nel portabilissimo formato PDF. A partire dalla release 0.9 di Promogest, tale estensione è già integrata nel programma.

Il futuro di Promogest

Il programma è in crescita costante ed è attualmente dotato di tre moduli di espansione, uno dei quali, si spera, venga integrato anche nella versione Basic: Vendita al dettaglio, Mail&FAX e Collegamento alle casse. Nelle prossime release verranno aggiunte nuove funzionalità, come ad esempio l’importazione e l’esportazione dei listini in formato CSV, un modulo di backup per il database e la possibilità di inviare via email i documenti generati (ad esempio le fatture). Inoltre, saranno migliorate le già numerose funzioni per la fatturazione, il processo di installazione verrà semplificato (al momento risulta un po’ ostico per distro come la Slackware) e la reportistica sarà più dettagliata. È evidente che il successo, o l’insuccesso, di un software Open Source dipenda dall’apporto dell’intera comunità. Promogest ha tutte le carte in regola per diventare un progetto di riferimento per i gestionali liberi. Poter gestire la propria attività disponendo del codice sorgente dell’applicazione non è un beneficio trascurabile. Abbiamo testato il programma su un server Debian GNU/Linux, collegandoci contemporaneamente con ben sei client (misti, Windows e GNU/Linux) ed il software ha funzionato correttamente non mostrando problemi di alcun genere.

Backup dei dati e fatturazione

Come salvare i dati inseriti e creazione di una fattura

Backup Database

Useremo il modulo di Webmin presente nella sezione Servers. Dopo aver selezionato il database promogest_db dalla lista facciamo click sul pulsante backup. In seguito selezioniamo il percorso dove conservare il file di backup ed il formato (Archivio Tar). Per concludere clicchiamo sul pulsante Salva ed esegui backup.

Gli altri dati

Immagini, modelli e documenti vengono memorizzati nella directory promogest presente nella home, mettiamo in salvo anche questi. Avviamo Ark e trasciniamo la cartella promogest nella finestra vuota, dopodiché clicchiamo sul pulsante Crea archivio. Tutto è pronto, non resta che inserire il path di destinazione del file e cliccare su Salva.

Fatturazione

Dalla finestra principale clicchiamo su Documenti e nella nuova schermata, premiamo il pulsante Nuovo. A questo punto dall’elenco Tipo documento selezioniamo Fattura vendita. Compiliamo tutti i campi necessari per la fatturazione e clicchiamo su Conferma e poi su Ok. La fattura è pronta, possiamo stamparla o inviarla al cliente.

Leave a Reply